电子邮件管理的未来

出处：CNET 作者：Matt Cain/Meta Group/郭和杰译时间：2003-12-19 10:23:00

电子邮件已经取代电话，成为大部份公司最重要的内部通讯系统。然而，许多公司却仍然未把其它关键任务（mission-critical）商用系统所用的严格标准套用在电子邮件的运作上。我们认为，企业为了达到系统的最高稳定与效率，必须对电子邮件的基础建设采用传统数据中心一样的严谨措施。

大趋势：随着电子通讯日益重要（例如电子邮件、实时传讯，及网络视讯），公司组织将面临如何建立健全与低成本基础建设的挑战：一直到2005年都要特别注意垃圾邮件（spam）防堵，政策的贯彻执行（例如归档、符合法规等），以及关联性（例如知识管理）等问题。

一直到2007年，电子通讯量的大幅成长，过量的信息处理将为使用者带来很大的困扰。努力做好资源销耗控管的IT部门，将加速服务器的整并，并利用集中化的拓朴法（topology）来降低电子邮件与IM（实时传讯）的成本与风险。

电子邮件历经了一段曲折的演变。最早的电子邮件系统是主机型的（host-based），当时的功能性虽然相当有限，但也非常稳定，且存放在集中化的数据中心里。接着是档案分享式局域网络（shared-file LAN）电子邮件系统的出现，虽然功能性较佳，但也较不稳定，而且多功能的LAN管理员通常会在区域端（local）执行管理。LAN电子邮件系统演化为主从架构（client/server model），相较于LAN架构有极高的功能性，而且也有更高的稳定性，但是相较于原始的主机型，所能够提供的上机时间（uptime）较少，而且运作成本也较高。

现在，主从架构的电子邮件系统通常是从区域端及集中化人力资源双管齐下的方式进行管理。虽然趋势还是会一直走向大型，且更集中化的服务器（在主从架构之后），但预计一直到2007年，就架构来看，电子邮件系统主要都还会是主从模式。我们相信，未来电子邮件还是会回归到数据中心管理的规范下。

就许多方面来看，电子邮件市场已经朝这个方向在演进。Exchange 2000/2003服务器或是Domino 6.x升级里，为了WAN（广域网络）可以远程访问集中化的电子邮件服务器，大部份的公司组织都在整并（consolidating）服务器，并撤除小型办公室的电子邮件服务器，通常这也是整体服务器整并工作中的一环。同时，在分布式服务器远程监视及管理的协助下，电子邮件管理任务也快速地从区域端控制转移到集中式的控制。

我们认为这是正面性的发展，但我们也相信公司企业必须另外再采用其它关键性任务应用（例如库存管理、订单处理/账单系统）常采用的数据中心规则。

最佳的电子邮件运作一定要符合六项重要的规定：变革（change）管理、组态（configuration）管理、资产管理、系统监视、容量（capacity）管理、灾难复原（disaster recovery）。其终极目标是要让电子邮件系统达到最大的上机时间，同时控制它对其他企业应用及基础建设组件的影响。我们认为，在未来几年里，99.9%的上机时间将会成为标准的要求，99.99%上机时间才是令人满意的。这些规则彼此之间相互息息相关，而且IT部门需要有一套全面性的方法：

变革管理：电子邮件的变革管理指的是，不管是终端使用者的操作还是电子邮件的相关应用，只要有任何的程序代码、组态、升级，或者是部署的改变，都必需要考虑到其影响。公司组织必须针对新版的电子邮件软件及操作系统〔包括修补程序（patches）、快速修复（hot fixes）、及服务包（service packs）〕，设立一套严格的影响评估及测试计划。在进行任何转换之前，一定要准备好回复（rollback）程序，以备万一新版软件不稳定时可用。

组态管理：周密的组态管理会为变革管理做适当的预测，包括以完整的文件，说明描述系统在任何改变之前与之后的状态（例如记录「最近的已知良好状态」）。所有的系统改变都必须做追踪与维护，对于良好的变革管理程序（例如回复），资产管理，及灾难复原来说，这都是非常重要的。

资产管理：2001年来的经济不景气让很多的企业组织对电子邮件系统的成本斤斤计较。大部份企业组织对于系统的经济（system ecomomics）都着重在眼前的情况。然而对于电子邮件、维护合约、授权管理、折旧周期、人事水平，及工具追踪（utility tracking）等等的资产管理则是以长期，结构性的方法来看它的经济。电子邮件若能有持续性及周密的资产管理方法，就能够精确地改变模型作业（modeling exercises），例如，决定何时比较是经济上的正确时机，开始汰换区域端的电子邮件服务器，改以远程的使用者电子邮件存取。

系统监视：许多组织对于email系统当机都只能被动反应，这是因为他们多半仰赖电子邮件基础建设里的原生监视服务。通常这种工具只检验特定厂商的功能而不是端对端（end-to-end）的功能（例如响应时间的测量），以及电子邮件系统的健康状况。我们建议，投资在可以胜任预防及反应管理的专用生命周期营运管理工具上（例如，建立门坎、报告、警报、意外处理、总体组件监视）。总体的系统监视方案应该包括可以解决所有系统组件的解决方案（例如客户端效能、SMTP服务器、信箱服务器）。理想上，我们认为工具应该整合到企业控制台（enterprise console），至少，应该利用SNMP把事件传送到控制台。

容量管理：电子邮件系统的动态特性迫使企业要小心考虑系统容量管理的相关问题（例如规划，需求/容量预测）。目前，所有电子邮件基础建设的组件都深受负载成长之苦。为了让效能最大化，IT管理员必须正确了解使用模式与尖峰负载的节奏，才可以决定何时才是资源升级或是进行组态改变的适当时机。例如，目前大部份公司组织里，垃圾邮件占去了50%以上的内部流量，让现有的中继基础建设备感压力。在不限制使用者储存的组织里，信箱大小照例是定在最高1GB的水平。负载过重的系统组件比较容易当机。

灾难复原：许多组织对于大规模电子邮件系统大当机的准备不足，甚至在系统全面性当机时缺乏适当的备份/复原的准备。至于拥有异地（off-site）资源保护系统而能在灾难性的毁损下仍可运作的企业就更少了。企业组织必须执行适当的经济模拟，来决定在灾难复原上要有什么等级的投资。由于企业对电子邮件越来越依赖，我们认为企业未来可能会把重大的灾难复原当做是合理的投资。

由于有一连串复杂的移动组件，因此电子邮件运作的数据中心管理往往比其它应用还要困难。这些困难包括了多重客户端（例如rich clients、浏览器存取，及行动客户端等），讯息储存库、讯息传送代理、行动服务器、应用服务器、目录、，因特网网关，以及卫生/政策服务器（hygiene/policy servers）。

糟糕的是，电子邮件管理厂商通常把电子邮件管理看得很狭隘。大部份厂商都只提供固定功能的服务（例如监视、垃圾邮件防堵、内容防堵），目前都还未能解决资料中心的需求。相反的情况是，一些资料中心市场的新创公司如Relicore、Troux，及Collation，反而不提供电子邮件系统的服务。

监视台（monitoring console）厂商有时会提供一些让人还可接受的电子邮件的外挂监视功能（像是BMC、HP、IBM，及CA），但这些厂商都还未触及到其它的电子邮件系统数据中心规则。比较例外的是，电子邮件系统的灾难复原市场反而是创新之源，有一些新的厂商跨入这块市场，例如Evergreen Assurance及MessageOne。我们相信，这种适当工具的缺乏，将为既有厂商与新的公司带来新的机会。然而，另一方面企业也必须处理既有的工具，做好客户服务，或者手动处理一些任务，将数据中心的严格规定用到电子邮件的运作上。企业组织也应该处理较新的协作技术的问题（例如IM、网络视讯），这些将来一定会成为关键任务的应用，在一开始导入技术时就要采用数据中心的规则。

企业影响：电子邮件已经是组织内最重要的通讯基础建设。必须采取非常的手段来确保永续的上机时间，与效能的最大化。

总结：企业组织必须把数据中心的规则使在电子邮件系统上，以确保最好的上机时间与效能。然而适当工具的缺乏意谓着企业必需采用既有的自动化工具，并建立手动流程才能执行某些任务。

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