Outlook日志：免费的归档工具

　如果你在一家小公司工作，传统的信息归档工作常常超过预算，那么这里有一种免费归档电子邮件的方法：Outlook日志。但在归档以前，应首先了解要注意的几个限制：

• 基于日志的归档在客户端基础上进行。和多数归档软件一样，邮件被归档在一个中心数据库里。如果管理员需搜寻归档的信息，可在中央控制台中输入查询，在整个数据库进行查找。从Outlook日志特点看，每个Outlook都保有自己的归档文件。如果管理员需恢复一条信息，就必须到包含合适的归档文件的机子中查找。
• Outlook日志只会自动归档来自用户联系人名单中的联系人的信息。此外，用户要手动操作指定自动归档的联系人。这就意味着，除非用户明确告知Outlook归档邮件的来源地，否则邮件归档无法进行。
• 一般大型企业的邮件都须保留7年。Outlook日志每隔两周自动运行归档程序；过期信息会被删除，超过6个月的信息将被转移到其他地方。（幸运的是，可以更改邮件保留的期限。）
   

　设置日志归档的程序非常简单：

• 到Outlook－工具－选项
  
• 在“优先”中点击日志选项
  
• 从“自动记录列表”中选择“电子邮件”
  
• 选择所有联系人
  
• 点击“打开日志指定的条目”
  
• 接下来要做的是对自动归档设置限制条件。最简单的方法是点击“自动归档日志”按钮，选择“在该文件夹不进行归档”

　　如果想自动归档日志内容，就要保证合适的保留期限（默认情况下是6个月）。同时，你要点击“默认归档设置”按钮，取消“删除过期条目”（“只用于电子邮件文件夹”）。

　　虽然Outlook日志是一种便宜的归档旧信息的方法，但在长期归档方面它就不太合适。然而，在找到更为合适的归档方法前，Outlook日志还是相当有用的。