有了Outlook进行投票 你们还开会吗

　近日单位老大破例“开恩”，决定组织大家外出旅游以促进同事间的沟通，但究竟应该到什么地方去旅游呢？老大根据预算，初步选定了海南、张家界、北京共三个旅游景点，接下来就看大家的意见了。

　　按照惯例，办公室应该首先设计出一份《关于外出旅游有关事宜的通知》，并人手一份，然后开会统计出选择各个景点的人数和不参加的人数，实行“少数服从多数”原则，最后由财务部门安排旅游费用。

　　毫无疑问，如此步骤实在繁琐，而且大家还可能在会议上发生争执，因此老大“命令”电脑高手小王采用Outlook 2003完成上述工作，毕竟单位里每位员工都是人手一台电脑（使用Windows XP系统），何乐而不为呢？

　　一、设置账户

　　首先在Outlook 2003中选择“工具”菜单打开“电子邮件账户”向导，选择“添加新电子邮件账户”项，然后按照提示完成账户的设置工作，最后可以点击“测试账户设置”按钮进行账户测试，如果没有报错，说明一切OK。

　　二、设计投票按钮

　　接下来，小王就开始撰写新邮件，内容当然很简单，无非就是要求每位员工在规定时间之前作出反馈，否则就认为是不参加外出旅游。接下来，点击工具栏中的“选项”按钮，在“邮件选项”的“投票和跟踪选项”中勾选“使用投票按钮”复选框。此时，“使用投票按钮”复选框右侧的下拉列表框会默认选择“是:否”按钮，因此我们需要重新设置投票按钮。

　　首先，要删除默认的按钮名称，然后输入“海南双飞游;张家界双飞游;北京双飞游;不参加旅游”，注意这里应该是用英文分号将按钮名称分隔开，最后点击“关闭”按钮退出“邮件选项”设置窗口。现在，小王就可以将邮件发送出去了。(如图1所示)

图1

　　三、投票响应

　　员工们收到这封邮件后，除了可以查看到邮件正文内容外，还会在左上角看到增加了“海南双飞游”、“张家界双飞游”、“北京双飞游”、“不参加旅游”等四个按钮，下面还有“请单击上述按钮投票”的提示。(如图2所示)

图2

　　大家只要点击相应的按钮，Outlook 2003会询问是否“立即发送响应”，选择“确定”后投票结果会被自动反馈给小王，这样小王统计起来就方便多了。

　　四、统计结果

　　小王从“已发送邮件”文件夹中找到自己发送出去的征询邮件（即原始邮件），切换到“跟踪”选项卡，在这里可以清楚地查看到目前已收到的答复，只要在规定的11点后再次查看，所有的投票结果会自动统计完毕。(如图3所示)

图3

　　很快，小王便统计出了单位里选择各个旅游景点的人数和不参加旅游的人数，并将结果发给了老大。最后，老大根据“少数服从多数”的原则，决定带领大家去“看海”。

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