Office协同应用:不用关闭Word再开邮箱

　学会使用Office各个组件间的协同作业不仅仅可以大大提高您的工作效率，还会让您有一种酣畅淋漓的快感。本系列文章将从一个个实例出发，为大家演示如何将Office家族的成员都发动起来，满足不同的办公要求。

　　Word与Outlook的亲密接触——别把Word关闭再打开邮箱发信

　　我们假想一个需求，比如说我们需要向很多应聘者发送面试通知，这在邮件系统里使用简单的群发就可以，但是每封邮件完全一致，给人很不舒服的的感觉。如果能根据收信人来创建具有称呼的邮件就太好了，手动一封封编辑实在是太繁琐了。这个看似“不大可能”自动完成的功能结合使用Word与Outlook很容易就可以实现。请大家自信看下面的例子，我们需要在姓名、电子邮件和抵制三个方面对邮件加以分别标记再发送出去，只要使用Word中的邮件合并功能就可以完成。

　　不过开始操作之前，请完成以下设置：

　　(1)在Outlook中完成邮箱账户的设置，确保接收发送正常。

　　(2)Outlook联系人信箱不为空，它里面应该是包含了信件发送的人员。

　　

　　按照邮件合并的步骤，首先要完成邮件的编写工作。在信头留出相应的空间以便以后添加内容。之后，依次在功能区选择“邮件”选项卡中的“开始邮件合并”，打开“邮件合并向导”，信息提示我们完成邮件合并共需六步。

　　因为这是一封信函，所以在“选择文档类型”中请选择“信函”。

　　

　　下一步是设置格式，如果没有特殊需求，可以采用当前配置，当然也可以选用模板完成信件的格式化。

　　

　　下一步是添加收件人列表了，我们选择从Outlook联系人中选择，在下方点击：选择“联系人”文件夹，就会弹出Outlook中可以导入的个人文件夹。

　　

　　在“邮件合并收件人”中列出了所有存在的联系人资料，熟悉的朋友可以看出，这是以标准的数据库结构呈现的收件人条目。请确认每个联系人的电子邮件都正确填写。在靠近前方的选择框中可以将不需要的联系人剔除。

　　

　　确认后，接下来进入问候语的格式设置。这里就是设置信头开始语的地方，首先设置每封信的适用的敬称，比如“尊敬的”，姓与名的显示方式以及适用于无联系人姓名的问候语。

　　这里有一个细节需要注意，可能会出现按照西方习惯搭配后不符合中文表述的情况。如图，我们需要把顺序反一下，使用“匹配域”来完成交换。