美国白宫声明引发邮件归档争议

虽然美国关于布什政府是否非法删除了政府工作电子邮件的调查仍在展开，专家建议企业要确保其邮件政策满足法律法规相关要求。

"邮件备份归档是一回事，但是是否能够将备份恢复出来则完全是另外一回事"，信息归档管理服务公司LiveOffice的总经理Matt Smith说。

据美联社和华盛顿邮报报道，自2003年以来，白宫就一直在重复利用电子邮件备份磁带。因此，相关的调查人员一直在在质疑电子邮件是否都遵循联邦法律的要求得到了妥善归档。美国国会一个委员会已定于2月15日针对所谓的丢失电子邮件举行听证会。预计，白宫顾问Fred Fielding，白宫行政办公室主管Alan Swendiman ，和美国档案员Allen Weinstein会出现在听证会上。

华盛顿邮报上周五表示，根据内务监督和政府改革委员会主席Henry A. Waxman (D-Calif.) 在上周五发表的一项研究声称，2003年到2005年间，白宫办公室里没有一封电子邮件保存接近500天的，无论这邮件是总统还是副总统的。

到截稿时，白宫新闻办公室及内务监督和政府改革委员会并未回应任何记者的询问。

有引述说白宫发言人已表示，并没有任何证据支持表明政府当局已销毁电子邮件或做了什么不正当的事情。

然而两个私人组织，位于华盛顿的公民责任与伦理、国家安全档案馆，对于白宫的电子邮件保留问题已展开法律诉讼。

Smith表示，尽管这一问题受到详细审查，但许多公司仍都没有认真实行电子邮件的保存和归档。

根据研究机构Osterman Research最近的一项调查显示，然43 ％的公司有一个电子邮件的保留政策，但只有12 ％的人拥有自动归档系统并遵守法规遵从制度后。因此，Smith说，无论是私企还是合资的公司，这都是前车之鉴。现在是检查电子邮件、妥善保存、并在需要的时候可以轻松恢复出来的大好时机。他还表示"目前首要的工作是让所有利益相关者的参与，并得到强有力的备份和存档架构。"

利益相关者包括律师，IT领袖，商界主管，以及人力资源的董事和人员。不幸的是，Smith说，"公司仍然将电子邮件保存和归档看作低成本运行中心，-这是一个坏的做法。"

Smith指出，"良好的电子邮件保存和归档解决方案，除了能够满足法规的要求、在诉讼中出示电子邮件之外，还有诸多好处""这也可以帮助企业提供顾客连续性和品牌讯息。"

制定好策略是第一个关键缩在。第二个关键步骤是常常被忽略的测试和确认归档工作，正是由于忽略，才使得企业可能陷入麻烦。Smith建议，每季审查档案。他说，这个过程其实很简单，就像拖一名雇员随机发送的一封电子邮件那么容易。"你可以看到它在哪，怎样才能将其取出。当档案工作出问题的时候，如果你有一个好的备份，那么你可以恢复电子邮件"他解释说。

据Smith称，良好的电子邮件归档应包括：一个为期90天的备份数据，并且它们分别位于不同的地点，并实时索引检索系统。"需要做的就是稍加改动防火墙设置，然后档案系统就可以关闭，没有一个系统会意识到它的出现"Smith说。他还补充到"通过持续回顾它，你就可以确保它在工作运行，同时你也作到了法规遵从"。