Mimosa加强NearPoint归档产品的电子发现功能

越来越多的企业开始寻求能够帮助他们节省在搜索诉讼案件所需文件时高成本人力资源的自动化工具。不少厂商推出了完善的电子发现系统，能够搜索所有文件，并且对其进行分类、保留和呈现，让律师能够更容易地决定这些文件是需要提交的。还有其他一些厂商正尝试将其中一些功能集成到他们的产品中。

电子邮件归档专业厂商Momosa昨天宣布向他们的NearPoint系统中增加Retention and Classification Option功能，帮助企业减少或者完全避免手动分类内容的需求。使用这款软件，企业用户可以在电子邮件、附件或者其他内容中制定分析信息的规则和策略，在这些内容中打上标签。这些标签可以被用于之后制定保留策略，一旦企业面临法律附送案件，找出相关文件就相对容易得多了。

现在这些功能对企业机构来说是很有意义的，当下每天都可能有任何理由的诉讼案件发生，企业机构尽量避免在手动流程上花费更多的开支。咨询公司George Socha和Tom Gelbmann今年年初发布报告称，去年企业机构花在电子数据发现上的开支超过27亿美元，到2010年这个数字将增长到46亿美元。

现在越来越多的厂商开始涉足电子发现领域，Kazeon、StoreIQ、Autonomy以及Guidance等厂商都推出了具备专门电子发现产品或者这些功能的大型套件。

挑战之一就是了解，在发出法律文件之前什么是需要保留的。Mimosa产品管理副总裁Scott Whitney指出“不能对所有电子邮件一视同仁”，你并不希望将所有电子邮件保存在一级存储中。不过，在你决定如何处理以及如何保存这些信息之前，需要知道电子邮件和文件的具体内容。

NearPoint在归档流程之外采用了一个搜索引擎来搜索相关内容，基于企业制定的规则和策略来找出哪些是相关信息，保留特殊文件并且制定保留策略。Wnitney表示：“合法的保留应该是保留信息、不要篡改或者移动信息，这对项目层级的文件是很有帮助的。”

在与用户的律师和他们的IT以及记录管理人员沟通之后，厂商针对需求开发出新的功能。Whitney表示：“IT部门能够设定保留和打标签的规则。当一份新文件被归档的时候，我们把它与规则进行对比。它是一份合同吗？它的内容中是否涉及某家公司？它是否包括有利于辩护的信息？如果是的话，我需要保留这些信息七年时间，并且对这些信息打标签以便能够快速找到它。”

Taneja Group分析师Christine Taylor表示，打标签、索引和分类的策略看上去非常高效，不需要占用太多的存储空间，这是为你需要这些信息的时候提前做好准备工作。

她指出，Mimosa需要满足企业内部不同部门的需求，例如法律部门和IT部门。她说：“问题是，谁决定采购？IT似乎是电子邮件管理产品采购的主要决定方，并且担任着保护Exchange的任务，而这正是Mimosa的专长。”

Taylor还认为，Mimosa在当前艰难的经济形式下进军电子发现市场是非常明智的举动。她说：“无论如何你都要对诉讼案件作出回应。”

Whitney表示，Mimosa的NearPoint归档产品是基于每个邮箱进行收费的，费用通常在一个邮箱40美元到多个邮箱2000美元。选配的Retention and Classification功能费用为每个邮箱10美元。