在Exchange Server 2007中进行会议室调度

会议室邮箱的创建   

要想在Exchange Server 2007中进行会议室调度，首先要创建会议室邮箱。   
1.启动 Exchange 管理控制台。
2.在控制台树中，单击"收件人配置"。     
3.在操作窗格中，单击"新建邮箱"。将出现新建邮箱向导。     
4.在"简介"页上，单击"会议室邮箱"，再单击"下一步"。      

     

5.在"用户类型"页上，单击"新建用户"，再单击"下一步"。      

   

  6.在"邮箱信息"页上，填写相应的信息，再单击“下一步”。      

   
   7.在"邮箱设置"页上，填写帐户的别名和选择邮箱存放的数据库，单击“下一步”。      
   

   8.在"新建邮箱"页上，复查信息无误后单击“新建”。      

   

  9.在完成页面单击“完成”后会议室邮箱创建成功。      

  

     配置会议室邮箱

     默认情况，创建好的会议邮箱帐户会自动禁用，这种状态的会议室邮箱是不能够自动响应会议请求的。在此我们需要将帐户启用并设置好密码（关于如何启用AD帐户在此略过），然后使用OWA登录会议室邮箱进行配置。     

1.使用会议室邮箱帐户登录OWA，然后单击页面右上角的“选项”。

   

2.在选项页面中的左边选项卡中单击“资源设置”。

        

3.在“资源调度选项”中选中“自动处理会议请求和取消通知”，选中它后会议室邮箱就会自动响应所有与它相关的会议请求。  

      

   最后，我们将设置进行保存然后退出OWA即可。  

   会议管理      

   发起会议

   会议室邮箱创建和配置好之后就可以进行会议室资源调度了，我们需要开会的时候只需要使用OUTLOOK或者OWA新建会议请求即可。正面进行具体的操作（为了方便，使用OWA操作）：     

   1.会议主持人登录OWA后，选择新建“会议请求”。

       

    2.在弹出的新建会议页面中选择“与会者”和“会议室”，输入相关的主题，会议的内容，还有选择会议的时间，然后选择“发送”就可以完成会议的建立。     



    3.通常情况下，我们最好使用“日程安排助理”来建立会议，因为那样子我们可能看到“与会者”的忙闲信息和“会议室”的忙闲信息，根据这些信息可以安排一个比较适当的时间来开会。“日程安排助理”会通过不同的颜色来表示忙闲信息，并且在窗口右边给出开会的最好时间段，如下图：   
     
4.在返回的邮箱中单击“检查邮件”后会接收到“会议室1”发送过去的响应信息。

   
5.与会者只需要在邮箱中对会议事件进行相应的响应操作，参加会议的话选择“接受”就可以。
    　

　６．与会者发送会议响应后，会议主持人会收到相应的响应邮件。 　
　     

       会议变更
       很多时候会议主持人会因为一些原因临时变更会议，例如改变会议的时间或者地点。正面进行一下会议变更的操作：      

1.会议主持人在OWA或者OUTLOOK中打开日历，在此将刚才创建的会议时间推迟半小时，调整后会自动弹出窗口要求你“发送会议更新”。

     
    2. 会议主持人发送会议更新信息后，与会者会收到相应的信息。从下图的红框地方可以看出会议的变更时间，原来的时间变灰并且加上中划线。

      


    资源冲突   

    在会议事件较多并且会议室资源较少的情况下有可能出现会议室资源使用冲突的情况。现在来模拟一下Exchange Server 2007的会议室邮箱是如何处理此类情况。     

    1.会议主持人新建会议，选择与会者和会议室，选择会议时间，在此故意选择一个与前面有冲突的时间。从下图可以看出当前选择的会议时间中，与会者跟会议室都是忙的状态（看右下角的颜色表示）。  
       
    2.因为会议室订的时间产生了冲突，会议主持人会接收到会议室发过来的拒绝请求，同时会给出冲突的信息，被会议室邮箱所拒绝的会议是无法召开的，如下图：
          

      3.与会者也会接收到相应的会议请求信息。     
   


4.会议冲突后，会议主持人只需到日历中进行时间或者会议室的变更调整，调整后给与会者发送变更请求，与会者接受会议即可。