供应商建言白宫电子邮件管理难题

白宫的电子邮件管理问题对很多机构来说都很普遍，解决方案也是现成的，而且这些解决方案价格便宜，实施简便。你问问任何一家电子邮件存档供应商就可以明白这一点。

MessageOne公司的营销副总裁Paul D’Arcy表示，“他们的电子邮件没有存档并不是由于什么技术原因。” MessageOne公司是一家电子邮件存档服务提供商，戴尔公司（Dell）在上周完成了对MessageOne公司的收购，收购价格为1亿5500万美元。Paul D’Arcy还表示，“我们完全可以帮助他们解决这些问题，而且费用不会超过1000美元/月。服务中将包含硬件、软件、服务和存储。”

不过这并不是白宫的要求。在过去的八年中，该机构不断地在电子邮件保留技术方面遇到问题——或者是由于缺乏相关技术而遇到问题。该机构和目前担任该机构CIO的Theresa Payton仍然身陷法律的纷争之中：华盛顿公民责任和商业道德组织（Citizens for Responsibility and Ethics in Washington）和乔治华盛顿大学中的国家安全档案馆（National Security Archive at George Washington University）无法按照信息自由法（Freedom of Information Act）的要求提供特定的电子邮件文档。

情况可能已经到了最危急的时候。在上周发出的法院指令中，美国地方法官约翰•法乔拉（John M. Facciola）要求美国总统执行办公室（Executive Office of the President，EOP）在星期一之前，也就是5月5日之前确认“2003年5月到2003年10月之间所有的备份磁带是否仍然存在——而且，如果这些磁带已经不在了的话，要提供在这段时间内，具体哪一天的磁带不存在的信息。”

白宫是否能够拿得出相关的证据目前还存在疑问。一系列的证据都似乎说明了这一点，一份美国众议院在2月份发布的声明表示，根据Payton的陈述，白宫的一群IT专业人士没有建立起一个有效的电子邮件存档策略，而且除非现行的管理发生变化，否则这种局面还将持续下去。

例如，在布什入主美国白宫后不久，美国总统执行办公室的人员意识到从Lotus Notes迁移到微软Exchange可能会影响到正在使用的自动记录管理系统（Automatic Records Management System，ARMS）。可是，美国总统执行办公室的IT人员并没有替换掉旧的系统，反而开始间歇地将Exchange日志放到不同的服务器上。根据美国国会2008年2月的备忘录中的记录，这种不同寻常的流程从2002年9月一直持续到2006年10月。

即使在采购并实施完成了一款针对Exchange定制的存档系统项目之后，Payton还是在2006年8月份决定不使用该系统，他表示这是出于数据迁移和安全性等方面问题的考虑。

不过，Payton在2008年2月对美国国会众议院议员们表示，美国总统执行办公室正在实施一个文件管理系统项目，该系统由EMC公司提供，可以对电子邮件进行存档。Payton 对议院委员会表示，“美国总统执行办公室目前正在实施文件管理项目，它的平台可以实现记录管理，这个系统得到了美国国防部（DOD）的批准，达到了NARA（U.S. National Archives and Records Administration，美国国家档案和记录管理）指导方针的要求，并将满足美国总统执行办公室的记录管理和存档需求。”

但是到目前为止，新的系统将在什么时候、以何种方式投入使用仍不清楚。EMC公司没有针对美国总统执行办公室的安排做出任何评论。没有哪一个新系统能够生成已经丢失或者没有存档的电子邮件。
白宫的案例显示出很多机构共同面临的挑战：首先，要以有效的方式存档电子邮件；其次，要对存档的电子邮件进行组织、管理，要能够进行电子邮件搜索；最后，如果遇到官司，应该能够限制它的使用和转移。

一点也不奇怪，电子邮件存档系统供应商表示这些问题非常常见，几乎所有的机构都会面临这样的问题。

戴尔MessageOne公司的D'Arcy表示，“从技术的角度看……政府遇到的问题和大企业所遇到的问题是一样的。”

另一家供应商C2C公司表示，白宫在这方面要达到的法律要求并不比大型金融服务企业更高或者是更低。C2C公司的CEO Dave Hunt表示，要达到这种要求的解决方案非常简单，而且成本也不高。他开玩笑地表示，“人们只是还没有意识到，他们只要花很少的钱，就可以避免让自己的名字出现在报纸标题上。”他表示，针对200个邮箱使用他所在公司ArchiveOne产品的成本不到10000美元。他表示，“这算不上多大一笔钱，对不对？”

解决方案也并不难找到。可能的买主在挑选电子邮件存档解决方案方面有很多选择。既可以选择C2C公司之类的厂商提供的硬件或软件产品，也可以选择戴尔MessageOne公司、Autonomy Zantaz公司之类的公司提供的服务。Oracle最近也进入了这个市场，此举标志着大型企业软件供应商也对这个市场产生了兴趣。

所有这些供应商都忍不住要宣传一下避免电子邮件存档错误所带来的美妙前景。总的来说，他们的建议主要集中在以下三个方面：

• 自动进行电子邮件存档。供应商们表示，在今天的电子邮件管理世界里，手工保存电子邮件日志文件的做法完全没有自己的位置。绝大部分的产品会每天自动地在指定的时间中清除电子邮件日志。Mimosa之类的公司则提供了另一种可供选择的方法，该公司的产品提供了其他的信息获取方式，也非常有效。MessageOne公司宣布该公司的产品可以直接同Exchange集成，以便在电子邮件组织内提供粒状过滤。Dave Hunt表示，“我们可以只针对总统的人进行独立的存档。”

• 让存储的电子邮件可以搜索。在存档中能够找到某一电子邮件和/或附件的能力非常重要。这通常需要对特定的电子邮件增加存根或数字“发送”标记。这种类型的标记方式通常是通过读取电子邮件元数据实现的。它是为不同用户创建自动保持计划的关键。

• 达到法律保持要求。戴尔MessageOne公司的Paul D'Arcy表示，能够按照法律的要求保存电子邮件信息和首先进行存档一样重要。他认为，实现这一目标就必须要有有效的电子邮件标记和策略设置。今天，绝大部分的系统都可以按照用户或者特定邮箱达到法律保持要求。无论是哪种方式，关键都在于当律师打来电话的时候，能够提供完整的证据。

厂商们一点也不讳言自己完全有能力解决白宫的电子邮件存档问题。例如，Dave Hunt就宣称C2C公司有一个程序，该程序可以在联网服务器上自动跟踪.pst文件，然后将它们保存到电子邮件存档系统之中，并对发现的所有副本进行同步。

最后，白宫的问题对于那些还没有保存电子邮件的人来说，是个很好的教训。起码这一事件帮助人们将争论的焦点集中到越来越严重的电子邮件管理问题上来。