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电子邮件存档的“文化味”

出处：5DMail.Net收集整理作者：5DMail.Net收集整理时间：2008-9-27 23:03:56

  电子邮件存档的“文化味”

    在企业里有四个坚实的理由要求网管员保存电子邮件，其中的任何一个理由都让企业值得为此付出成本和克服困难。

    首先，电子邮件存档是一个法规遵从的问题——大多数机构必须遵守各式各样的有关保存记录的法律和管理规定。第二，存档可以支持诉讼程序中的证据寻找工作。第三，存档可以通过将存储离线保存在较便宜的媒介上，帮助管理存储，使电子邮件服务器在恢复得更快的同时改进处理性能。第四，为用户提供电子邮件存档的自动服务，可以帮助用户提高生产力，使他们可以访问存储在信息系统内有价值的内容。

    但是，对于大多数企业来说，有关电子邮件存档的决定与其归结于它所提供的技术或生产力的优势，不如说归结于企业文化对电子邮件保存和使用的影响。

    例如，一家小型投资机构最近面临电子邮件存档问题的一次内部分歧。该公司的法规执行领导出于明显的理由（如需要遵守证券交易委员会关于保存电子邮件的规定）需要保存电子邮件。但是，该机构的法律顾问希望定期清除电子邮件，以便在打官司时减少公司的法律负责。该公司提出的折衷方案是让员工个人决定应当保存哪些邮件和可以安全地清除哪些邮件。虽然这样做可能对一些公司行不通，尤其是那些被严格监管的公司，但是鉴于该公司高级经理的不同需要，从而造成了在电子邮件存档问题上的紧张气氛，这种由员工决定的作法似乎更适合于这家小型投资机构。

    马萨诸塞州的一家学院内部规定在邮件服务器上保存信件的时间不超过30天，然后只将这些信件存档6个月。6个月的存档期是学院的高级管理人员规定的期限。这样做的理由很简单：“如果你将信件保存很长时间，就必须保护它们，因此你还将面临司法责任的问题。”

    简而言之，电子邮件存档必须根据像法规规定和诉讼支持等外部压力而做出决定，同时也是一个需要根据企业文化来定调子的选择行为。

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