电子邮件归档在企业运用中的注意事项

电子邮件已经成为企业最常用的日常沟通方式之一，如何对电子邮件归档也成为很多企业考虑的重点。在选择和部署电子邮件归档工具时，遵循以下几点可让企业事半功倍。

1、在选择电子邮件归档技术和制定保持战略时，寻求得到法律/遵从性团队的接受。

法律顾问/遵从性官员知道适用于电子数据必须保持的时间长度的法规和要求。业务经理知道必须加以考虑的特殊政策，如产品保修。

2、不要让电子邮件归档政策有什么例外。

例外会在打官司时为对方律师置疑挑战发现的信息的有效性的大门。

Webcor Builder公司CIO Gregg Davis说，过去，如果一位经理对清除周期持反对意见或不喜欢系统显示归档的信件的方式的话，他的IT部门就让某些邮件不受公司的政策的管辖。当公司必须向法庭解释政策在不同类型的雇员间为什么不同时，发生不幸的后果。

3、执行电子邮件归档的电子邮件存根（stub）或标记的保持政策。

Gartner建议将存根保持90到180天；保持存根太长会影响电子邮件系统的性能。

据International Data Corp公司计划经理Laura DuBois说，当原始文件达到其保持期限终点时，并不是所有的产品都删除存根。

4、控制PST/NSF文件的使用。

用于保存信件的本地副本的文件，即所谓的PST文件（Microsoft的Exchange Server）和NSF文件（IBM的Notes Domino系统），会成为试图执行保持政策或在法律发现过程中搜寻电子记录的公司所面临的危险。

Forrester Research公司高级分析师Brian Hill鼓励机构关闭创建PST/NSF文件的能力。他说：“这类文件分散在雇员的桌面机中，如果你的机构遭遇法律事件时，搜寻分散在个人桌面机中的所有这些PST或NSF文件是一个费用高昂和复杂的事情。”

5、选择允许多种非结构化内容可以被归档的电子邮件归档产品。

电子邮件是诉讼中请求最多的内容类型，但是所有以电子方式保存的信息都属于法律发现的范围。寻求支持多种数据类型（包括即时消息和日历项）的电子邮件归档厂商.