SaaS服务体验之网易企业邮箱应用评测

邮箱现在已经是大部分企业所必备的应用软件之一。企业邮箱的优势已经非常明显，笔者在这里也不做过多阐述。笔者这里主要对一些产品的具体功能进行测试与分析，以帮助大家选择一款合适自己的企业邮箱产品。首先笔者会对网易的企业邮箱进行测试。

　　一、群发单显功能，提高群发的私密性

　　在日常工作中，群发是一项非常常见的功能。如企业开发了一个新产品，需要将这个产品的信息发送给多个客户。再如，采购需要一个原材料的报价，也要将报价的内容发给多个供应商。此时用户有两种做法。一是给每个客户或者供应商都发一封邮件。另外一种做法就是通过群发的方式，来向多个客户或者供应商发送邮件。显然，通过群发的操作，会便捷许多。不过群发也会带来一定的问题。如普通的群发，收件人可以看到所有的收件人信息。这显然与用户的本意是不同的。用户希望通过群发功能来发送邮件，但是收件人看到的收件人地址只是自己的，其他收件人的地址看不到。

　　网易的企业邮箱显然考虑到了这方面的内容。其邮件群发中，有一个群发单显的功能。如上图所示，当用户需要群发邮件给客户或者供应商时，可以点击按钮“使用群发单显”功能，来群发邮件。当使用这个按钮来群发邮件时，收件人看到的只是自己的地址。

　　这里需要注意，一定要使用这个按钮来群发邮件，才能够起到“群发单显”的效果。如果在收件人地址栏中直接输入多个客户地址，那么就是普通的群发功能，即收件人可以看到群发邮件中所有的收件人地址。在使用过程中，这是需要特别警惕的。

　　二、超大附件，便于文件的传输

　　随着网络速度的提升，大附件的邮件传输也变为了可能。现在大部分企业都采用的是光纤接入，其网络速度得到了很大的提升。这就会大附件的传输提供了必备的条件。在传统的邮箱应用中，向工程图纸等等，几百兆的大附件邮件是无法通过邮箱来传输的。如果要发送给客户，那么只能够通过光盘刻录、再邮寄等方式，或者建立FTP服务器等等手段。无论采用哪种手段，都不是很方便。

　　为此在新的应用环境中，就要求企业邮箱有大附件传输的功能。普通电子邮件在发送附件时一般只能发送20M(网易企业邮箱目前支持100M)，而更大的文件如工程图纸等，是无法通过普通电子邮件的附件携带的。网易企业邮箱的超大附件功能，可上传总计不超过2G的多个大型文件并发送，其中单个文件最大不超过2G。超大附件发出后，以超链接形式支持任何邮箱帐号的收件人进行下载，不会占用发件人和收件人的邮箱容量和网盘容量。超大附件功能不仅可将大型文件发送给收件人，还方便企业用户存储超大文件的办公需求：超大附件上传后有效期虽为15天，但支持无限次数续期，只要在到期前进行续期，该文件将一直保存下去。如下图所示。

　　虽然系统提供了这个大附件的传输功能，但是在实际工作中，大附件的上传速度比较慢，根据企业网络状况的不同，其所需要的时间也有所不同。而且对方在下载这个大附件时，也需要耗费比较长的时间，对于超大附件，用户一定要记得及时续期，以免文件在15天后被删除。

　　三、加密邮件，提高邮件的安全性

　　在日常工作中，现在大部分用户都是通过客户端来直接接收与发送邮件的。而且为了工作的方便，在配置上，都会让客户端记住密码。这也就是说，邮件会自动下载到客户端，并且不用密码就可以访问。这就带来了一定的安全隐患。当用户离开时，其他用户可以轻松的看到邮件的内容。这就是一个便利性与安全性之间的冲突。如何来化解这个冲突呢?使用加密邮件的功能，就可以实现。

　　根据20/80原则，其实用户的邮件，只有20%左右是具有相对的保密要求。而大部分的邮件，都没有这方面的功能。为此用户可能只需要对少部分的邮件实现加密功能即可。发件人在发送邮件时，用户可以指定是否需要对邮件进行加密。如果需要的话，可以点击加密邮件的按钮，然后输入相关的密码。当收件人收到这封邮件时，就会有如下图的警告信息。当然，收件人需要预先得到发件人的密码，才能够打开这封邮件来查看。

　　笔者认为，网易在这方面其实还有一定的改善的地方。举一个简单的例子。如网易可以实现让收件人针对特定的发件人来设置加密的措施。如人事经理认为，财务部门发送过来的邮件都是比较机密的，需要进行加密处理。而其他用户发送的邮件，不需要进行加密。此时就可以针对收件人的地址设置一个加密策略。当打开财务人员发送过来的邮件时，需要凭密码才可以访问。其他用户的则不需要。这种强制的措施，就不需要发件人做单独的设置。毕竟人总有疏忽的时候。如果财务人员在发送邮件时，没有通过加密手段来发送，那么就存在一定的安全隐患。为此笔者建议，这个邮件是否要加密，作为收件人来说，也需要有一定的控制手段。可以让用户根据发件人的不同，来决定是否需要对邮件进行加密。

　　四、安全锁提高存档邮件的安全性

　　根据用户的操作习惯，往往会将一些重要的邮件利用专门的文件夹来管理。如财务人员，会转门设置一文件夹，来存放每个月的员工工资信息。这个邮件人事部门每月会发送一次。对于大部分企业来说，员工的工资信息都是属于保密的。为此财务人员在收到邮件之后，会将其放到一个“员工工资”的文件夹中，以方便管理。现在用户需要实现的需求是，对这中比较敏感的文件夹采取加密的措施。即阅读这个文件夹中的邮件，需要用户输入密码才可以访问。这就可以避免其他用户非法来阅读这些敏感的文件。

　　如上图所示，在网易的企业邮箱中，提供了安全锁的功能。通过这个安全锁，可以对网易邮箱内的“个人网盘”、“自定义文件夹”等内容进行加密。简单的说，就是设置一个访问密码。用户后续要查看这个这个文件夹时，需要凭合法的密码才可以访问。这在实际工作中，是一种必要有用的保密措施。