许多商业电子邮件服务器系统中都已经内建有标准e-mail归档保存功能，包括Lotus Note与微软Exchange都是如此。至于系统如何进行讯息保存功能并不重要，重要的是系统能直接提供用户这些功能。若贵公司使用微软Exchange Server ，那么要进行e-mail保存功能其实是相当简单的。
E-mail信息的建档保留对部分公司来说可算是一种挑战，且随着e-mail使用帐号的多寡，挑战程度也会跟着增加。
当然，首先你得决定要把哪些作保留？是要把所有e-mail流量都建档呢？其他垃圾邮件或非关商业的内部沟通e-mail是否要留起来？
即使把这些类别都排除，那么所需储存的容量对大公司而言还是相当可观。且别忘了，把全公司的e-mail整个留存备份起来基本上就已经有安全风险的存在。
以下是三个主要考虑点：
1.外包
把email 建档备份的工作外包可能是许多公司的选择，技术上而言，这只是把SMTP流量重新引导至另一家公司，该公司会先保留一份备份后再把流量导致最后的目的地。
这种作法有好几个优点，不仅是因为部署容易，同时还可把备份保留在不同的地点。有不少厂商都有提供这种类型的e-mail储存备份服务。
对于中小型企业而言，外包e-mail备份是个颇具成本效益的解决方案，但企业还是得先考虑好安全的问题，不管是企业本身或提供服务的厂商双方都要面面俱到才行。
2.了解哪些要作保存
另一个重要主题是企业可能根本就不知道要作e-mail归档储存的动作，比如，许多地方政府财源窘困，基本上联互联网安全都已经作不好了，更遑论其他。
这些单位需要多作教育训练，尤其是政府部门，比如，依照现行美国法令，即使是小小的医疗行为也要把e-mail内容作保存，但许多人根本不知道有这规定，那e-mail服务供应商就更别提了。
3.务必向员工告知
公司若有进行email 存盘备份作企业应该让员工知道这么一回事，通常员工知道公司有在做留存备份的动作后，非商业相关的e-mail内容会减少很多。
保存e-mail备份是有那么一点困难度，企业一定会有需求，因为法规上就必须这么做，但企业如何有效且安全地进行部署就是一件挺复杂的事情了。企业在进行e-mail备份时才发现，原来要作e-mail存盘还会衍生一笔成本与安全问题。
基于以上因素，e-mail外包，尤其是在备份用途上，未来将自成互联网的一个主要区块，除非e-mail存盘备份问题未来变成主流网络安全主题，否则我们还是会看到许多人对此感到困惑。
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