电子邮件工具让信息管理员的生活更轻松，它能帮助管理员监控信息内容，阻止垃圾邮件和带有病毒的信息进入企业网络。
虽然电邮工具还不是常用的信息过滤软件，但最近一家市场研究公司The Radicati Group的报告显示，它的欢迎程度在迅速提高。
电子邮件工具包括一个硬件和软件集合包，二者紧密结合，如同一个组件。它们附着网络边缘，控制通过内容过滤器的进出邮件系统。
Radicati Group的市场分析师Teney K. Takahashi说：“我认为它们的优点十分明显，这也是它们迅速发展的原因。这些工具在不同领域的过滤上潜力巨大。除了管理病毒及垃圾邮件过滤，它们还能过滤Web，IM，以及其他组织里的部署内容。”
这些工具的利与弊
电邮工具也存在不足。Takahashi表示，有些工具十分昂贵，但在另一方面，软件可以在现有的寄存器里部署，全部成本也比较低。另外，外围的工具无法像一些软件程序一样过滤内部的电邮量。但是它们为管理员减少工作量，并可作为电邮管理的中心点。
Takahashi称，加利福尼亚的IronPort Systems公司在这方面居于领先地位，但其他公司也正积极踏入该领域，提供类型各异的工具。位于华盛顿的Azaleos公司最近推出的一种工具可让供应商远程管理Microsoft Exchange Server 2003；CipherTrust公司最近也升级了自己的IronMail过滤工具。
一种工具两种用途
新泽西的医学口腔大学在校园网络上部署了两种工具。一种用于过滤学校3个电邮系统里的邮件，另一个用于过滤个人健康的有关信息，以此保障医学院的医疗保健标准。
负责学校核心系统和技术小组的经理Oscar West-Crews说：“每种工具各具特点。只有以自己的方式运转，它们的工作效果才更好。这些特点包括内容标准过滤，垃圾邮件、病毒过滤，定制功能，它们都会影响学校的购买决定。”
Azaleos的首席执行官Roger Gerdes说：“有了这种工具，你可以向每名客户提供相同的东西。我们都可以辞职，让人们制造汽车的各个部件。但是，这些汽车很可能没有我们所购买的有效，令人信赖。”