如果公务繁忙，或者出差时没有时间处理邮件和各种日程安排，可指定其他人（例如秘书）代替自己处理日常邮件和日历。
具体做法（此功能需Exchange Server环境）：
在Outlook中，从“工具”菜单选择“选项”命令，并选择“代理”选项卡，如下图所示。
图1 代理设置
单击“添加”按钮，选择能处理自己的邮件和日历的用户，如下图所示。
图2 添加用户
指定该用户可代理自己处理的内容和权限，如下图所示。
图3 指定用户可代理的内容和权限
还可以选中“将会议要求和响应仅发送给我的代理，而不是我”，如下图所示。
图4 设置将会议要求发送给代理
如果日历中有私人的日程安排，可在安排日程时选中右下角的“私人性质”，如下图所示，这样代理人将无法看到这种日程安排。
图5 私人日程
通过Outlook和后台的Exchange服务器，不仅能将个人事务安排交由他人代办处理，还能保护个人隐私，实现了完美的共享和保护的统一。