Microsoft Office 365的推出，受惠最多的是中小企業，因為它滿足了現代各行各業的雲端商務需求，又可以大幅度地降低IT成本。本文將介紹如何在Office 365中建立與設定新使用者帳戶、如何登入與使用Outlook 2010連線，以及製作公司網站首頁、建立與設定公司文件庫、線上閱讀與編輯Office文件等操作技巧。
這幾年全球掀起雲端運算的熱潮，從各類行動裝置到公有雲和企業私有雲的應用層出不窮。目前企業的競爭力動能，已經從企業內部延伸到無遠弗屆的雲端世界，這也意味著企業間競技的戰場已經搬到了雲端。
對於企業生產力而言，行動運算已是人員協同合作生產力的決勝關鍵，並且從上到下的供應鏈運作都必須要有這樣的認知，因為現今市場上的競爭力除了創新思維外，整體由內到外、由上至下的運作速度也成了關鍵因素。這一切所需的完善資訊整合，都將一一邁入雲端辦公室。
Microsoft所推出的雲端辦公室解決方案是Office 365，相較於Google Apps for Business方案，就筆者個人的見解而言，Microsoft Office 365無論在使用者經驗上或IT彈性的管理能力上皆優於Google Apps許多，它不僅能夠幫助企業降低IT整體持有成本，而且無論是企業內的用戶端，或是位在企業外部的行動用戶端，都可以立即輕鬆上手。
接下來，就一同來學習Microsoft Office 365從註冊到關鍵功能的活用秘訣吧！
開始試用Microsoft Office 365
在Office 365的首頁中，若是第一次連線，可以選擇免費試用「適合專業人員和小型企業」與「適合中型企業和大型企業」兩種版本。「適合專業人員和小型企業」的註冊，較適合少於25名使用者的工作團隊，而「適合中型企業和大型企業」項目，適用於任何企業規模的組織團隊。
後者除了在架構管理上更具彈性外，也提供更多進階IT管理功能，以及許多進階的使用者經驗。另外，在試用的90天期間內，前者僅能開放10名使用者授權，後者則開放25名使用者授權。
Office 365登入與免費試用網址：
http://www.microsoft.com/taiwan/office365trial/
無論註冊申請的是哪個版本，所要填寫的申請表單都是一樣的，如圖1所示，在這個表單中最重要的欄位包括電子郵件、新網域名稱、新使用者識別碼以及建立新密碼。
其中，新使用者識別碼便是預設的Office 365管理員帳戶，因此帳戶與密碼務必牢記，而之後仍可修改。
成功完成註冊之後，便會立即收到相關的E-mail通知，可以立即使用所設定的帳戶與密碼進行第一次登入。
來到個人的Office 365首頁之後，就可以開始使用各項服務，包含Exchange的Outlook（OWA）、下載與安裝Lync的用戶端程式、SharePoint的小組網站等等。
TOP 1：如何建立與設定新使用者帳戶
請問對於已經完成Office 365註冊的企業，該如何開始建立使用者帳戶並指派權限呢？此外，是否能夠進行批次帳戶的建立呢？
在Office 365管理中，無論是單一使用者的建立或是批次帳戶的匯入操作都相當簡單，至於基礎的存取權限指派，也可以一併完成。接著，一同來看看相關的操作說明。
首先以管理員身分登入Office 365，如圖2所示，點選至「管理員」頁面，並且點選左邊窗格內的「使用者」連結，然後在「新增」下拉選單中選擇【使用者】或【大量新增】。這裡以【大量新增】為例進行示範。
關於大量新增使用者的方法，先從如圖3所示的頁面中點選下載CSV檔案的範例。完成下載後，建議透過Office Excel來開啟，並依照範例修改成公司人員的清單，然後儲存該檔案並且關閉Excel。 對於企業生產力而言，行動運算已是人員協同合作生產力的決勝關鍵，並且從上到下的供應鏈運作都必須要有這樣的認知，因為現今市場上的競爭力除了創新思維外，整體由內到外、由上至下的運作速度也成了關鍵因素。這一切所需的完善資訊整合，都將一一邁入雲端辦公室。
Microsoft所推出的雲端辦公室解決方案是Office 365，相較於Google Apps for Business方案，就筆者個人的見解而言，Microsoft Office 365無論在使用者經驗上或IT彈性的管理能力上皆優於Google Apps許多，它不僅能夠幫助企業降低IT整體持有成本，而且無論是企業內的用戶端，或是位在企業外部的行動用戶端，都可以立即輕鬆上手。
接下來，就一同來學習Microsoft Office 365從註冊到關鍵功能的活用秘訣吧！
開始試用Microsoft Office 365
在Office 365的首頁中，若是第一次連線，可以選擇免費試用「適合專業人員和小型企業」與「適合中型企業和大型企業」兩種版本。「適合專業人員和小型企業」的註冊，較適合少於25名使用者的工作團隊，而「適合中型企業和大型企業」項目，適用於任何企業規模的組織團隊。
後者除了在架構管理上更具彈性外，也提供更多進階IT管理功能，以及許多進階的使用者經驗。另外，在試用的90天期間內，前者僅能開放10名使用者授權，後者則開放25名使用者授權。
Office 365登入與免費試用網址：
http://www.microsoft.com/taiwan/office365trial/
無論註冊申請的是哪個版本，所要填寫的申請表單都是一樣的，如圖1所示，在這個表單中最重要的欄位包括電子郵件、新網域名稱、新使用者識別碼以及建立新密碼。
其中，新使用者識別碼便是預設的Office 365管理員帳戶，因此帳戶與密碼務必牢記，而之後仍可修改。
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| ▲圖1 中大型企業註冊申請。 |
成功完成註冊之後，便會立即收到相關的E-mail通知，可以立即使用所設定的帳戶與密碼進行第一次登入。
來到個人的Office 365首頁之後，就可以開始使用各項服務，包含Exchange的Outlook（OWA）、下載與安裝Lync的用戶端程式、SharePoint的小組網站等等。
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TOP 1：如何建立與設定新使用者帳戶
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首先以管理員身分登入Office 365，如圖2所示，點選至「管理員」頁面，並且點選左邊窗格內的「使用者」連結，然後在「新增」下拉選單中選擇【使用者】或【大量新增】。這裡以【大量新增】為例進行示範。
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| ▲圖2 使用者管理 |
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| ▲圖3 選取CSV檔案。 |
緊接著以「筆記本」開啟剛剛編輯好的CSV檔案，開啟CVS檔案後，從【檔案】選單中點選【另存新檔】，然後如圖4所示在「編碼」設定中選擇【Unicode】。最後按下〔存檔〕按鈕，然後上傳此檔案。
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| ▲圖4 CSV檔案儲存。 |
來到「驗證」頁面之後，如果沒有出現任何錯誤，則按一下〔下一步〕按鈕繼續。
如圖5所示，在「設定」頁面中選取「已允許」並設定使用者位置，然後按下〔下一步〕按鈕。
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| ▲圖5 登入設定。 |
在如圖6所示的「授權」頁面中，可以設定要指派給這些使用者的服務項目，包含Lync Online、SharePoint Online、Exchange Online，這裡也會一併顯示目前已使用的授權數量。設定好了之後按下〔下一步〕按鈕。
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| ▲圖6 指派授權。 |
進入如圖7所示的「電子郵件」頁面後，輸入E-mail位址以便接收這些使用者的帳戶與隨機密碼清單，使用者將需要以各自的臨時密碼登入然後立即修改。
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| ▲圖7 電子郵件傳送設定。 |
假若希望此清單讓多個E-mail來接收，則以分號來區隔，最多輸入五組。設定之後按下〔下一步〕按鈕。
圖8所示是完成批次帳戶建立後的顯示結果，可以看到每一個使用者名稱所相對應的暫時密碼。
此時按一下〔關閉〕按鈕，即可離開設定畫面。
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| ▲圖8 成功批次建立。 |
若使用者未經授權進行登入，則會出現如圖9所示的錯誤訊息。
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| ▲圖9 未經授權登入。 |
TOP 2：如何登入與使用Outlook 2010連線
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| ▲圖10 Outlook 2010帳戶設定。 |
接著，在如圖11所示的「選擇服務」頁面中點選「電子郵件帳戶」選項。
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| ▲圖11 選擇服務 |
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| ▲圖12 自動帳戶設定。 |
第一次連線時可能會出現要求輸入密碼的訊息，只要將「記住我的認證」項目勾選，下一回開啟時便不會再次要求輸入密碼，除非密碼已變更過。
圖13所示便是在正常連線下收發電子郵件的顯示頁面，除一般電子郵件外，後續還可以在Office 365的連線中檢視Lync的IM交談記錄以及同步SharePoint小組網站文件庫。
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| ▲圖13 成功連接Ofice 365信箱。 |
TOP 3：登入與使用Lync 2010連線
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在此頁面內，使用者除了可以自行修改個人基本資料外，還能夠點選「變更圖片」連結來替換自己的照片。
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| ▲圖14 個人設定檔。 |
當使用者完成個人資料的填寫與照片上傳之後，接著在所登入的Office 365首頁內點選「安裝Lync」超連結。隨後會開啟如圖15所示的「下載」頁面，在此選擇適合目前電腦的版本及語言，然後按下〔安裝〕按鈕開始下載與安裝。
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| ▲圖15 下載安裝Lync。 |
整個Lync 2010的安裝過程不需要特別設定，採預設值即可。完成安裝與執行之後將開啟Lync 2010的登入頁面，如圖16所示，在個別的Lync 2010頁面中，可能會出現這樣的錯誤訊息：「若要登入，必須要有其他軟體」。
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| ▲圖16 第一次啟動Lync。 |
此刻點選「立即下載並安裝嗎？」連結，完成下載與安裝即可。
當上述中的錯誤訊息消失之後，便可以按下〔登入〕按鈕繼續。如圖17所示在第一次登入時，如果不是共用電腦，建議將「儲存我的密碼」選項勾選，然後決定燈號狀態，最後按下〔登入〕。
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| ▲圖17 登入Lync。 |
完成登入Lync 2010後，使用者便可以開始搜尋公司中使用Lync Online的人員，並且將他們一一加入連絡人清單，並且透過自訂的群組加以分類。完成連絡人的加入之後，便可以開始進行即時訊息與視訊會議等功能的使用。
關於Lync Online即時訊息功能的使用，除了能夠在用戶端自己的Lync 2010應用程式操作外，使用者也可以在登入Exchange Online的OWA網站之後使用。
在OWA上使用Lync 2010，雖然目前只能夠使用即時訊息功能，但在搭配郵件收發時的即時溝通時非常實用。
如果企業行動工作者在外頭並沒有帶筆記型電腦時，透過手機是否也能夠使用Lync 2010呢？答案是可以，就以目前全球最多人使用的Android系統與iPhone的手機來說，皆可以下載安裝專屬的Lync 2010應用程式
圖18所示是筆者使用的一款HTC手機連結至應用程式下載頁面內搜尋到Lync 2010的情形。在此除了可以看到中文版本的資訊外，也可以將「允許自動更新」勾選，然後完成下載與開啟。
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| ▲圖18 手機版Lync。 |
手機版Lync 2010的使用，同樣必須先設定好連線的帳戶與密碼，完成登入之後，便可以設定連絡人的加入與群組的建立，接著就能夠使用即時訊息功能。
圖19是一個進行即時訊息的範例，其中人員照片的顯示同樣都是預先在Office 365網站上已設定好的。
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| ▲圖19 從手機進行Lync交談。 |
TOP 4：如何建立手機的Push Mail連線
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首先，使用者必須知道Exchange Online的雲端位址，這部分的資訊可以在進入到OWA的「選項」頁面之後，點選「帳戶」項目頁面中的「POP、IMAP及SMTP存取的設定」連結進行查看。
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| ▲圖20 連線設定。 |
接著以HTC手機為例，先開啟手機，可以如圖20所示新增一筆Exchange ActiveSync的連線設定。
在「電子郵件地址」與「使用者名稱」欄位內輸入Office 365的E-mail，密碼輸入之後，務必確認已經勾選「此伺服器需要加密的SSL連接」項目。
還可以進一步開啟選項設定，如圖21所示，設定「郵件大小限制」、「下載這幾天的郵件」、「包括檔案附件」及「要同步的資料夾」等，這幾個項目須依照實際的需求與網路的速度來做調整。
其中比較特別的是「更新排程」項目，因為它關係到Push Mail的同步方式，點選該項目，然後繼續後面的設定。
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| ▲圖21 郵件進階設定。 |
在「更新排程」設定中，自訂哪些時間範圍是個人的尖峰時段，然後設定在此時段中的郵件同步方式。在預設狀態下，會設定成「Push郵件」，請根據個人的需求來設定不同的間隔時間。
圖22所示是筆者收到一封最新郵件時所開啟的檢視範例，透過下方的各類圖示按鈕則可以快速地進行轉寄、回覆、全部回覆或刪除等操作。
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| ▲圖22 郵件閱讀。 |
圖23所示則是一封即時同步的會議邀請通知，可以透過下方的圖示按鈕來決定是否同意或拒絕此會議的邀請。
如果點選同意按鈕，那麼後續便會在會議時間到來前，自動透過手機來提醒自己。
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| ▲圖23 會議邀請通知 |